📖 贸可盈 使用手册

🚀 系统简介

贸可盈（ExporterOS）是专为 5 人以下中小外贸团队设计的业务管理系统。 从客户开发、询盘、报价、订单、采购、库存、发货，到开具外贸单据、跟踪应收账款， 全流程在一个系统里完成。

系统能做什么？

• 📷 展会扫名片秒建客户档案，AI 自动生成客户画像
• 📥 录入询盘，AI 自动评分 + 摘要 + 跟进建议（10-30 秒）
• 📋 生成专业 PDF 报价单（5 套模板，含防伪二维码，约 2-3 秒）
• 📦 订单全生命周期（确认→工单→采购→入库→出货→完成）
• 🏭 跟踪生产工单和采购进度
• 🏪 多仓库库存，实时扣减
• 📄 一键生成 PI / CI / PL 三大外贸单据 PDF
• 💰 自动汇总应收应付，生成月度/年度财务报表
• 🔔 业务提醒，到期在仪表板集中显示
• 👥 多人协同：老板添加员工子账号，按岗位分权管理

谁适合使用？

• SOHO 自由外贸人
• 夫妻档外贸小团队
• 3-5 人的小型贸易公司
• 内外贸兼营的小企业

这些困扰，你中了几条？

• 📊 订单、报价、采购各一个 Excel，客户一多就搞不清楚
• 📄 PI / CI / PL 每次手工套模板，印章抬头经常出错
• 🏭 工厂进度不透明，催了只回"快了"，出货日期没把握
• 💰 哪个客户欠多少？收了几期？年底对账头痛
• 🏷️ SKU 一多报价就犯难，翻半天价目表还怕报错价
• 🤝 展会回来名片一大叠，客户信息没整理，跟进全靠记忆

贸可盈把以上场景都内置在系统里，不需要额外工具。

📝 注册与登录

贸可盈以"公司"为单位组织数据。注册时创建的是公司账号， 所有数据（客户、订单、库存）都属于这家公司，不同公司之间数据完全隔离。

注册步骤

1. 访问 hub.exporteros.com/register
2. 填写公司名（中文或英文均可）
3. 填写邮箱（作为登录账号）
4. 设置密码（至少 10 位，含大小写、数字、特殊符号）
5. 点击"创建公司账号"

注册后

• 系统自动创建公司账号，默认支持内外贸双模式，免费试用全部功能
• 自动创建 9 个岗位工位（详见下一节）
• 注册账号即为"老板"角色，拥有所有权限
• 自动跳转到仪表板

员工账号

员工不通过公开注册页创建账号。由老板在"公司设置 → 团队成员"里添加，分配指定岗位后，员工用自己的邮箱和密码登录，只能操作对应岗位的功能。

👥 岗位与团队

贸可盈以"岗位"为单位管理权限。每个公司预设 9 个岗位，单人时由老板一人身兼全部； 招募员工后，老板把对应岗位分配给员工，权限自动生效，业务流程不变。

9 个预设岗位

添加团队成员

1. 进入 公司设置 → 团队成员 标签页
2. 点击"添加成员"，填写姓名、登录邮箱、初始密码，选择对应岗位
3. 员工用自己的邮箱 + 密码登录，系统自动应用对应岗位的权限
4. 老板可随时重置员工密码或移除成员

销售数据隔离规则

• 只有 1 个销售：不做隔离，可查看全部客户和询盘
• 2 个或以上销售：每人只能看到分配给自己的客户及其关联的询盘、报价、订单
• 分配操作由老板或管理员在客户列表的"销售"列下拉完成，询盘会自动跟随客户归属

📋 公司设置

公司设置里的信息会自动填入你生成的所有外贸单据（PI、CI、PL）。建议注册后第一件事就是完善这里。

基本信息

• 公司名（中/英文）：英文名印在外贸单据抬头
• 国家、地址、电话、邮箱、网站：印在单据头部
• 业务范围：影响系统默认模板语言
• 默认货币：影响报价单和发票的默认币种

Logo 上传

• 支持 PNG、JPEG、SVG、WebP，最大 5MB
• 上传后自动出现在所有单据抬头

银行账户

• 可添加多个银行账户（美元、人民币、欧元等）
• 每个账户填写：账户名、银行名、账号、SWIFT 代码、IBAN
• 可设置默认账户，生成单据时自动选中
• 银行信息自动印入 PI 形式发票，客户直接按单付款

👥 客户管理

客户档案是整个系统的起点。每个客户有唯一代号，关联该客户的所有报价、订单、单据均以此代号为前缀编号。

外贸 vs 内贸客户

• 外贸客户：默认英文单据，货币默认 USD，跟踪应收账款（外贸轨）
• 内贸客户：默认中文单据，货币默认 CNY，支持含税报价

客户代号

每个客户自动生成 3 字母唯一代号，从公司名提取。代号一旦使用（首次创建报价单）即锁定，不可再改。

• ABC Trading Co. → 代号 ABC
• 如已存在则自动变为 ABC2……
• 全中文公司名随机生成 3 个大写字母

客户状态

• 潜在客户：刚接触，尚未成交
• 意向客户：有明确需求，正在跟进
• 成交客户：已有订单记录（系统自动标记）
• 休眠客户：长期未联系

名片扫描

在"扫名片"页面，拍摄或上传名片图片，AI 自动识别姓名、公司、电话、邮箱、网址，一键创建客户档案。扫描后客户默认未分配销售，老板需在客户列表分配后，对应销售才能跟进。

客户分配

客户列表最右侧"销售"列有下拉菜单（老板 / 管理员可见）。选择对应销售岗位后，该客户及其所有询盘即归属该销售。

📥 询盘管理

询盘是外贸业务的起点。系统支持手动录入询盘并自动触发 AI 分析。询盘的可见权限跟随所属客户的分配——客户归属哪个销售，该客户的所有询盘就归哪个销售。

录入询盘

1. 进入"询盘"模块
2. 点击"录入询盘"
3. 选择关联客户（可新建）
4. 粘贴询盘原文（邮件内容或任何渠道的原始文字）
5. 选择询盘来源（邮件、WhatsApp、展会等）
6. 提交后系统自动触发 AI 分析

🤖 AI 智能分析

提交后 10-30 秒内完成，内容包括：

• 质量评分 0-100：评分越高越值得优先跟进（≥70 为高质询盘）
• 一句话摘要：快速了解核心需求
• 提取的产品需求：产品名、规格、数量、目标价
• 商务参数：Incoterm、付款方式、交期要求
• 真实买家信号与风险警告
• 建议下一步行动

询盘状态

新询盘 → 已确认 → 已报价 → 已成交 / 已关闭

📄 报价单

支持外贸和内贸两种报价模式，自动生成 A4 PDF，含防伪二维码和公章效果。

外贸报价

• 多币种（USD / EUR / GBP 等）
• Incoterm 贸易术语（FOB / CIF / EXW 等）
• 英文 PDF 模板，产品需填写英文名

内贸报价（含税模式）

• 支持增值税税率选择（13% / 9% / 6% / 0%）
• 可选含税价或不含税价，系统自动计算税额
• 中文 PDF 模板，单价/金额自动加"含税"标注

报价单编号格式

QT-{客户代号}-{YYMMDD}-{序号}，例如：QT-ACM-260616-001

5 套 PDF 模板

防伪 UDID 码

每份 PDF 含唯一 13 位防伪码，PDF 上的 QR 码扫描后可在线验证真实性。

版本管理

修改已发出的报价单时点"新版本"，系统自动创建 v2、v3……，原版本完整保留。

📦 订单管理

订单是业务主线，状态自动随生产、采购、发货进度流转，随时知道每笔订单在哪个环节。

订单状态流程

已确认 → 工单中 → 采购中 → 已入库 → 出货池 → 已发货 → 已完成

内贸 vs 外贸订单

• 外贸订单：关联 CI 商业发票，进入出口货物池，生成外贸单据
• 内贸订单：关联发货单，应收账款走内贸轨（CNY）

从报价转订单

在报价单详情页点"登记订单"，报价内容自动填入，选择贸易类型后保存即可。

🔧 生产工单

订单确认后，可一键生成内部工单，用于跟踪生产和安排采购。

• 工单关联订单，自动带入产品和数量
• 可指定工厂/供应商、预计交期、备注
• 工单状态：待开始 → 进行中 → 已完成
• 工单完成后，可在同一页面直接发起采购

🛒 采购订单

管理向供应商的采购，跟踪付款进度，与入库流程衔接。

采购流程

1. 在工单内或直接创建采购订单，选择供应商和产品
2. 填写采购数量、单价（含税）、交货期
3. 确认采购订单后，可打印/发送给供应商
4. 货到后在"入库管理"录入入库，库存自动增加
5. 在"应付账款"跟踪付款，按次记录付款金额和日期

支持含税采购价

采购价可填含税价，系统自动计算税额，与增值税发票模块联动。

🏪 仓库与库存

支持多仓库管理，库存数量根据入库和出库实时更新。

仓库管理

• 可创建多个仓库（如：广州仓、上海仓、备货仓等）
• 每个仓库独立跟踪库存

入库管理

• 采购订单到货后，在"入库管理"录入到货数量
• 选择入库仓库，库存自动增加
• 支持分批到货（多次入库）

库存查询

• 在"库存"页面查看各产品在各仓库的当前数量
• 可按产品或仓库筛选

📤 出库管理

内贸订单发货时，在"出库管理"创建出库记录，库存自动扣减，同时生成发货单。

• 选择订单和产品，填写出库数量和仓库
• 库存不足时系统提示（可在危险操作区强制出库）
• 每次出库自动生成发货单记录
• 出库完成后，订单状态自动推进

内贸发货单

出库后自动生成发货单，可打印后随货附上，客户签收用。发货单不含价格信息。

📃 PI 形式发票

形式发票（Proforma Invoice）是外贸收款前发给买家的预付款账单。

• 可独立创建，也可从报价单一键生成
• 包含产品明细、付款条款、银行账户信息
• 自动生成 A4 PDF，含公司印章和 QR 防伪码
• 支持多版本：修改后点"新版本"，原版保留

📑 CI 商业发票

商业发票（Commercial Invoice）是外贸报关和收款的核心单据，对应实际装船货物。

创建 CI

1. 外贸订单出货后，货物进入"货物池"
2. 在 CI 模块选择要开票的货物批次
3. 填写 CI 信息（Incoterm、运费、保险等）
4. 草稿状态可多次修改
5. 确认后 CI 锁定，不可再修改（如需更改，作废后新建）

重要规则

• 同一批货物只能有一张 Confirmed 状态的 CI（防止重复开票）
• 确认后自动进入"应收账款"跟踪系统
• 支持"复制 CI"快速创建类似发票

📦 PL 装箱单

装箱单（Packing List）是货物包装信息的汇总，通常与 CI 一起交给买家和货代。

• 从 CI 一键关联创建，自动带入货物信息
• 填写每箱/每托的件数、净重、毛重、尺寸（L×W×H）
• 系统自动计算 CBM（体积方数）和总重
• 自动生成 PDF，含公司双印章

💰 应收账款

自动汇总所有已开票但未收款的金额，按客户和币种分组显示。

• 外贸应收：来源为已确认的 CI 商业发票
• 内贸应收：来源为内贸发货单
• 按币种分组汇总（USD 和 CNY 分开计算，不混加）
• 可按贸易类型（内/外贸）和收款状态（未收/部分收/已结清）筛选
• 点击"对账单"可为某客户生成 PDF 对账单发送

录入收款

在应收账款列表中找到对应单据，点击录入实际收款金额和日期，系统自动更新余额。

💳 应付账款

汇总所有向供应商的采购款项，跟踪付款进度。

• 金额来源于已确认的采购订单
• 展开每笔采购可查看/添加付款记录
• 支持多次分批付款，系统自动计算剩余应付
• 可按供应商和付款状态筛选

🧾 增值税发票

登记并管理销项发票和进项发票，用于内贸税务核对。

• 支持销项（开给客户）和进项（收到供应商）两类
• 税率选项：13% / 9% / 6% / 3% / 0%
• 发票状态：待验真 → 已验真 → 已废
• 自动汇总税额，用于月度报表核对

📊 财务报表

自动生成月度和年度财务汇总，不需要手工整理 Excel。

• 月度报表：当月销售额、采购额、应收/应付、毛利
• 年度报表：按月分列，含全年合计行，可切换年份查看
• 数据实时计算，无需手动刷新

🔔 系统提醒

在报价单、订单、工单、采购单、发货单、CI 等任何业务动作上添加提醒， 到期在仪表板集中显示。

添加提醒

在任意业务单据详情页，点击右上角"添加提醒"按钮，填写：

• 提醒日期
• 提醒内容（如："催客户确认付款"）
• 重要程度：高 / 中 / 低

仪表板显示

• 最多显示 5 条待处理提醒，高优先级排在前面
• 超过 5 条点"更多"跳转到提醒管理页
• 鼠标悬停显示"标记完成"按钮
• 逾期未处理的提醒以红色高亮显示

🤖 AI 功能

询盘 AI 分析

详见"询盘管理"章节。提交询盘后自动触发，10-30 秒完成，给出质量评分、摘要、需求提取和跟进建议。

AI 客户画像

创建客户后自动触发，30 秒内完成，分析内容包括公司规模、行业、采购偏好、接洽策略建议、风险因素。

📅 版本路线图

当前版本 v1.3

以下功能已全部上线，可正常使用：

• ✅ 多租户 + 岗位权限系统 + 注册登录
• ✅ 公司设置 + 客户管理（内外贸双模式）
• ✅ 产品管理 + 询盘管理 + AI 询盘分析 + AI 客户画像
• ✅ 报价单 PDF（5 套模板 + 含税内贸报价 + 防伪 UDID，约 2-3 秒生成）
• ✅ 订单管理（内外贸双轨 + 全链路状态流转）
• ✅ 生产工单 + 供应商管理 + 采购订单
• ✅ 仓库管理 + 多仓库库存 + 入库管理
• ✅ 出库 + 内贸发货单（库存自动扣减）
• ✅ 货物池 + PI 形式发票 + CI 商业发票 + PL 装箱单
• ✅ 应收账款 + 应付账款 + 增值税发票 + 财务报表
• ✅ 系统提醒 + 名片扫描 + 仪表板 KPI
• ✅ 多人协同：员工子账号 + 岗位权限 + 客户分配隔离

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